アポイントを取る時に大切なこと・ビジネスシーンの礼儀作法

相手の方の都合を考えてアポイントを取る。

相手に最も都合がよいように、臨機応変に行動することが大切です。

近くまで来ましたのでと、事前の連絡なしに訪問したところ、

何か急なご用事でもありましたか？と怪訝な顔をされたことはありませんか？

これでは、よい印象を持ってもらえそうにありませんね。

相手の方は、せっかく訪問してくださった方を無愛想に断るわけには行かず、

その日の予定を変更して時間を割こうとしてくださいます。

今から、どなたかを訪問するという場合には、電話を入れることが必要です。
相手の方の一日の予定を変更させないような心遣いが出来るようになりましょう。

アポイントは、遅くても3日前までに取るようにします。

そして、アポイントは、相手の方のご都合を優先させましょう。

こちらの都合をお伝えする場合は、「いつお伺いすればよろしいでしょうか？」と

まず、相手の方に訪ねます。お返事が「いつでも大丈夫」ということであれば、

ここで始めて、こちらの希望をお伝えします。

アポイントを取ってから、時間が経過していれば、

約束の日の2、3日前まで確認の連絡を入れておくようにします。

気遣いを忘れないようにすれば、当日、先方が忘れていたや時間を間違えていたというトラブル回避になります。

当日の訪問時には、相手の方が時間を割いていただいたお礼を
「貴重なお時間を取っていただき」や「お忙しいところお時間を頂戴し」など、

お逢いした時に、忘れずにお伝えしましょう。

当日、訪問する時間ですが、お約束が14時だった場合は、何時に到着していればよいでしょうか？

営業の方が10分前行動と言われているのをよく聞くことがあります。
いえいえ、5分遅れて行くのが作法ですと思っている方もいらっしゃいますが、遅れて行くことがあるのは、個人のお宅に招待された時と立食パーティーに招待されてた時のことです。

ビジネスとして、会社を訪問する時は、どんなことがあっても約束の時間には到着している必要があります。

その時には、遅くても会社の受付に5分前には到着するようにしましょう。少し早いくらいの時間に到着して、近くで時間調整をするくらいのゆとりを持った行動をしましょう。このゆとりがその後の商談に有効となってくれます。

交通渋滞で気持ちをイライラさせたり、交通機関のアクシデントに巻き込まれたりと、いつ不測の事態に巻き込まれるかわかりません。そのような時に、余裕を持って出かけていると遅れることを気にしてハラハラドキドキすることもなく、お相手の方に心地よさを持っていただけるような状態で応対することが出来ます。

どんなに気を付けていても、遅れてしまう場合があります。そのような時は、お約束の時間の前に、必ず連絡を入れて状況の説明をします。今、どこにいて、どうして遅れるのかと到着予定時刻をお伝えします。到着時には、誠意をもってお詫びをしましょう。

相手の方との人間関係の構築は、アポイントを繰り返しながら深めていくものです。

ビジネスシーンにおいても、相手の方への心遣いが大切なことですね。